Festival
Jahreszyklus
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Wie das Festivaljahr läuft
Abschnitt betitelt „Wie das Festivaljahr läuft“Das Festivaljahr richtet sich am Festivaltermin aus und dreht sich um drei Zielgruppen nacheinander: erst Sponsoren und Partner, dann Veranstalter:innen, dann Teilnehmer:innen – und danach Nachklang und Vorbereitung. Der Plan wird als Wochenraster geführt (KW41 bis KW37 des Folgejahres), mit Ferienwochen als Puffer. Für 2027 kommt ein Mediaplan mit t-Wochen (t-46 bis t-0) und Funnel-Phasen Awareness → Consideration → Conversion je Zielgruppe dazu. Seit 2021 gibt es keinen ausformulierten Kommunikationsplan mehr, nur eine Orientierungsseite in Confluence; der Projektplan lebt seit 2022 als Trello-Roadmap.
Das Team beginnt das Jahr mit einer mehrtägigen internen Klausur Ende September: 2025 vom 22. bis 25.09. mit den Blöcken Rückblick & Zukunft, Ökosystem & Partnerschaften, Externe Events, Eigene Events, Markenwahrnehmung, Kommunikation & Marketing, Website und Automatisierung; 2023 lief der interne Kickoff dreitägig ab 26.09. mit Themen von Mission bis Aufgabenverteilung. Strategische Richtung aus der Klausur 2025: Shift von Event-Peak-Kommunikation zu ganzjähriger Kommunikation, Community als Ganzjahresmodell, Opening als zentrales Highlight, mehrere thematische 1–2-Tages-Events.
Monat für Monat (Basis: Saison 2026, Abgleich 2027)
Abschnitt betitelt „Monat für Monat (Basis: Saison 2026, Abgleich 2027)“| Monat | Was passiert | Wer | Quelle |
|---|---|---|---|
| September | Interne Teamklausur/Kickoff; Ad-Kampagne „ForgetMeNot“/Newsletter 17.09.–17.10.; erste Sponsoren-Akquise-Posts (KPIs, Sponsor-Aufruf, BTS Kickoff); Akquise-Mails an bestehende und neue Sponsoren; Sommerpause endet Mitte September | Team; Ingo (Akquise-Mails) | Agenda Kickoff 2026, 2025-09-25; Kommunikationsplan 2026, 2025-10-17; Kommunikationsplan 2027, 2026-08 |
| Oktober | Kommunikationsplan erstellt; Homepage auf Akquise-Phase umbauen; Newsletter; Website-Kickoff mit Entwickler (06.10.); Sponsoren-Funnel Awareness → Consideration | Team; Manuel (Sponsoring) | Kommunikationsplan 2026, 2025-10-17; Kickoff-Zusammenfassung, 2025-09-25; Kommunikationsplan 2027, 2026-08 |
| November | Sponsoringkampagne 2027 so schnell wie möglich umsetzen; genauer Zeitraum noch offen. Svenja verantwortet die Kommunikation, Johannes die Gestaltung. Sponsoren-Infomails und Conversion-Aktivitäten werden saisonal terminiert | Svenja, Johannes; fachliche Abstimmung Manuel | von Manuel bestätigt am 2026-10-07 |
| Dezember | VA-Newsletter I; Newsletter; Ticketfrist Briefing Day (19.12.); Weihnachtsferien | Johanna, Elwira (VA-Kommunikation) | Kommunikationsplan 2026, 2025-10-17; Akquisemails Sponsoring 2026; Übergabe Sarah ToDos, 2026-03 |
| Januar | Briefing Day 21.01.2026 als gemeinsamer Auftakt für Sponsoren und Veranstalter:innen (rund 150 Gäste, Ohm Innovation Center; 2025: Sponsoren-Kickoff 28.01.); exklusive Eventeinreichung für Sponsoren ab 27.01.; Sponsoren-Infomail III; Ad-Kampagne „Werde VA!“ 12.01.–09.03.; VA-Newsletter II | Team; Manuel (Sponsoren-Mails) | Akquisemails Sponsoring 2026; Briefing Day Präsentation, 2026-01-21; Sponsoren-Kickoff 2025, 2025-01-28; Sponsoren-Mailings 2026, 2026-01-27 |
| Februar | Eventanmeldung für alle ab 10.02.; Sponsoren-Infomail IV (18.02.); Pitch-Meetup für Veranstalter:innen 25.02.; VA-Infomail I; Onboarding-Kickoff Hochschulen (Vorschlag 24./26.02.) | Johanna, Elwira; Manuel | Roadmap/Timings 2026; VA-Kickoff Slides, 2026-02-25; Kommunikationsplan 2026, 2025-10-17 |
| März | Sponsoren-Infomail V (10.03.); Webinar „Wie mache ich ein gutes Event?“ (11.03.); Festivalstimmen-Deadline 16.03.; Partner-Vorstellungsposts ab 16.03.; Storno-Frist Veranstalter 28.03.; Ende Onboarding Sponsoren (KW13); Ende VA-Ad-Kampagne 29.03. | Manuel, Johanna, Alina/Svenja (SoMe), Svenja (Ads) | Sponsoren-Mailings 2026, 2026-03-10; NDF26 Konditionen, 2026; Übergabe Sarah ToDos, 2026-03; Kommunikationsplan 2027, 2026-08 |
| April | Sponsoren-Infomail VI (13.04.); VA-Meetup 16.04.; 21.04. Redaktionsschluss: Eventdetails vollständig, Anzeigenmotive; Motive für Werbe-/Dekomittel fertig (KW16); 28.04. Programm online plus Pressemitteilung; Ad-Kampagne „Werde TN!“ ab 27.04.; Webinar „Wie erzeuge ich Buzz?“ (29.04.); Bestellung Werbe-/Dekomittel und Start Außenwerbung (KW18) | Johanna (PM), Elwira/Manuel (Ads), Johannes/Svenja (Creatives) | Sponsoren-Mailings 2026, 2026-04-13; Roadmap/Timings 2026; Kommunikationsplan 2027, 2026-08; Übergabe Sarah ToDos, 2026-03 |
| Mai | Goodie-Box/Bag-Buchung bis 04.05.; Versand Werbemittel 12. und 18.05. (zwei Wellen, Packen und Versand über Logistikpartner KW19); Insta-Takeover-Slots 13./20./27.05.; Webinar „TN Management“ (21.05.); wöchentliche Event-Empfehlungen (Mo 8:00) | Elwira, Johanna; Svenja (Takeover) | NDF26 Konditionen, 2026; Kommunikationsplan 2027, 2026-08; Übergabe Sarah ToDos, 2026-03; Kommunikationsplan 2026, 2025-10-17 |
| Juni | Webinar „Final Countdown“ (10.06.); Event-Boost-Ads 08.–22.06.; Abholung Dekomittel 16.–18.06.; Festival 22.06.–02.07. mit Opening 22.06., Executive Night 24.06., Digitalgipfel 25.06., AI Camp 01.07., Agency Day 02.07.; PM Festivalstart; automatische Reminder- und Feedback-Mails je Event | Team; Johanna (PM) | Roadmap/Timings 2026; Briefing Day Präsentation, 2026-01-21; Kommunikationsplan 2027, 2026-08; Kommunikationsplan 2026, 2025-10-17 |
| Juli | Nachbereitungs-Mail an Veranstalter:innen (Teilnehmerzahlen, Fotos); Rückgabe Dekomittel 07.–09.07.; Fotos bis 09.07.; VA-Infomail Retro (06.07.) und PM Festival-Rückblick; Recap in Newsletter, Blog „So war NUEDIGITAL“ (22.07.); Nachbereitung bis Mitte Juli abgeschlossen; Kontaktnachricht an TN bis 31.07. möglich; danach Sommerpause bis Mitte September | Elwira (VA-Nachbereitung), Johanna (PM), Svenja (Newsletter) | Mail Nachbereitung, 2026-06-29; Roadmap/Timings 2026; Veranstalter AgB 2026; NDF26 Konditionen, 2026; Kommunikationsplan 2027, 2026-08 |
Rechnungen laufen ganzjährig über Bigin und Moco: Wir legen einen Task an, sobald eine Rechnung gestellt werden kann, und melden ihn in Slack; das Backoffice erstellt die Rechnung.
| Phase | Fokus | Zeitraum | Kern |
|---|---|---|---|
| 1 | Sponsoren/Partner:innen | Oktober–Januar | Website-Umbau, Ad-Kampagne „Werde Sponsor“, Sponsoren-Infomails, Kickoff 21.01. |
| 2 | Veranstalter | Januar–April | Ad-Kampagne „Werde VA!“, Eventanmeldung, Meetups, Webinare, VA-Infomails/Newsletter, Werbe- und Dekomittel |
| 3 | Teilnehmer:innen | April–Juli | Programm online, Ad-Kampagne „Werde TN!“ plus Event-Boost, Newsletter alle 3–4 Wochen, Goodie-Box, Festival |
| 4 | Nachklang + Vorbereitung | Juli–Oktober | Recap, Sommerpause, Ad-Kampagne „ForgetMeNot“ |
Die Confluence-Seite von 2022 teilte feiner in acht Schwerpunkte: Rückblick ab Ende Sommerpause, Aktivierung Sponsoren ab Oktober, Aktivierung Veranstalter:innen ab Januar, Aktivierung Veranstalter:innen II ab April (Redaktionsschluss, dünne Tracks nachbesetzen), Aktivierung Teilnehmer:innen ab April, Anmeldestart und Programmkommunikation ab Mai („alles wird gelb“), Festival mit Liveberichterstattung, Ausklang mit Danksagungen und Terminbekanntgabe für das nächste Festival.
Zuständigkeiten (Stand 2026)
Abschnitt betitelt „Zuständigkeiten (Stand 2026)“Für die Übergangsphase August bis Oktober gilt: Manuel verantwortet Gesamtplanung, Sponsoring und strategische Partnerschaften; Svenja Kommunikation, Kampagnen und ihr zugeordnete Partnerschaften; Johanna Programm, Veranstalter:innen und ihr zugeordnete Partnerschaften. Elwira verantwortet die operative Pflege der Sponsoring-Airtable. Adriana kann künftig einzelne Partnerschaften übernehmen, sobald diese ausdrücklich zugeordnet sind; außerdem wird sie in der Veranstalter:innen-Akquise eingesetzt (von Manuel bestätigt am 2026-10-08).
Produktions-Deadlines (Abgleich 2024)
Abschnitt betitelt „Produktions-Deadlines (Abgleich 2024)“Die Deadline-Übersicht 2024 zeigt den Produktionsrhythmus: Druckdateien für Werbemittel Ende April, Programm online 07.05., Goodie-Box-Beilagen bis 08.05. anmelden, Außenwerbung (Stadtreklame) ab 24.05., Ströer-OOH ab 18.06., Goodie-Boxen bis 12.06. verschicken, Pausenslides ab 10.06. 2026 lag Programm-Online eine Woche früher (28.04.), 2027 ist der 26./27.04. geplant.
Quellen
Abschnitt betitelt „Quellen“- Antworten Ingo – Chat (Freigaberunde 2) – 2026-09-06 – 3
- Kommunikationsplan 2026 – nuedigital-drive/03/2026__NDF26_171025_Kommunikationsplan_2026.csv – 2025-10-17 – 3
- Kommunikationsplan 2027 – nuedigital-drive/03/2027__NDF27_060827_Kommunikationsplan_2027.txt – 2026-08 – 3
- Roadmap/Timings 2026 – nuedigital-drive/01/04_Kooperationen:Partner:Contributors__2026__NDF26_Übersicht_Roadmap _ Timings.txt – 2026 – 3
- NDF Deadlines – nuedigital-drive/05/NDF Deadlines.xlsx.csv – 2024 (Titel „Deadlines 2024“) – 2
- Kickoff-Zusammenfassung – nuedigital-drive/05/02_Eventmanagement__03_Eigene Events__2026__2_Kickoff_22-250925__NDF26_Kickoff_Zusammenfassung.txt – 2025-09-25 – 3
- Agenda Kickoff 2026 – nuedigital-drive/05/02_Eventmanagement__03_Eigene Events__2026__2_Kickoff_22-250925__NDF26_Agenda_Kickoff.txt – 2025-09-25 – 3
- Interner Kickoff Agenda 2024 – nuedigital-drive/00/2024__NDF24_Interner Kickoff__NDF24_Interner Kickoff_Agenda_230926_MS.txt – 2023-09-26 – 2
- Sponsoren-Kickoff 2025 – nuedigital-drive/05/02_Eventmanagement__03_Eigene Events__2025__3_Sponsoren Kickoff 28.01.2025__NDF25_Sponsoren- & Partner:innen_Kickoff_28012025.txt – 2025-01-28 – 3
- Briefing Day Präsentation – nuedigital-drive/05/02_Eventmanagement__03_Eigene Events__2026__5_NUEDIGITAL BRIEFING DAY_21012026__Präsi__NDF26_Briefing_Day_Praesentation.txt – 2026-01-21 – 3
- VA-Kickoff Slides – nuedigital-drive/05/02_Eventmanagement__03_Eigene Events__2026__6_VA Pitch_MeetUp_25022026__Präsi__NDF26_Kickoff_VA_20260225.txt – 2026-02-25 – 3
- NDF26 Konditionen – nuedigital-drive/01/01_Veranstalter_innen__2026__NDF26_Konditionen_Website_Sponsor_Koop_VA_Storno.txt – 2026 – 3
- Sponsoren-Mailings 2026 – nuedigital-drive/03/2026__Newsletter__Sponsoren Mailing__NDF26_Sponsoren_Mailings.txt – 2026-01-27 bis 2026-04-13 – 3
- Akquisemails Sponsoring 2026 – nuedigital-drive/01/02_Sponsor_innen__2026__NDF26_Akquisemails_Sponsoring.txt – 2026 – 3
- Übergabe Sarah ToDos – nuedigital-drive/00/2026__Übergabe Sarah__NDF26_ToDos_Übergabe_Sarah.md.txt – 2026-03 – 3
- Mail Nachbereitung – nuedigital-drive/05/02_Eventmanagement__01_Programm__2026__Nachbereitung__NDF26_290626_MailNachbereitung.txt – 2026-06-29 – 3
- Veranstalter AgB 2026 – nuedigital-drive/01/01_Veranstalter_innen__2026__NDF26_Veranstlater_AgB_26.txt – 2026 – 3
- Medienkooperation VNP – nuedigital-drive/01/03_Medienpartnerschaften__2026__VNP__NDF26_Medienkooperation_VNP.txt – 2026-02-24 – 3
- Events (Confluence BO) – confluence/BO/948862984__Events.md – 2025-01-21 – 3
- Kommunikationsplan (Confluence MK) – confluence/MK/343572494__Kommunikationsplan.md – 2022-09-19 – 2
- Projektplan (Confluence BAS) – confluence/BAS/857899019__Projektplan.md – 2021-12-03 – 2
Offene Punkte
Abschnitt betitelt „Offene Punkte“| Nr | Punkt | Was fehlt |
|---|---|---|
| JZ-11 | Sponsoringkampagne 2027 | ASAP geplant; genauer Zeitraum durch Svenja und Johannes noch festzulegen |
Siehe auch
Abschnitt betitelt „Siehe auch“Quellenbasis
NDF26_171025_Kommunikationsplan_2026 (2025-10-17), NDF27_060827_Kommunikationsplan_2027 (2026-08), NDF26_Übersicht_Roadmap_Timings (2026), NDF26_Konditionen (2026), NDF26_Kickoff_Zusammenfassung (2025-09-25), NDF26_ToDos_Übergabe_Sarah (2026-03), Antworten Ingo (2026-09-06); validiert von Ingo am 2026-09-06; Owner-Review durch Manuel am 2026-10-08
Quelle im Repository: 20-festival/jahreszyklus.md