Prozesse
Kommunikation und Social Media
Arbeitsstand. 17 markierte Prüfpunkte warten auf Klärung oder Freigabe.
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Unsere Kanäle sind die digitale Manifestation des Festival-Prinzips: Stimmen aus dem Innovations-Ökosystem amplifizieren, Sichtbarkeit für die Tech-Szene der Metropolregion schaffen, Menschen vernetzen, Katalysator für Austausch sein. NUEDIGITAL ist Enabler und Plattform, nicht Hauptakteur. Jeder Post gehört zu einer von vier Content-Säulen: Tech Deep Dives, Festival-Content, ROI-Content für Veranstalter:innen und Sponsoren (kein Sales-Spam), Ökosystem- und Community-Sichtbarkeit.
Auslöser
Abschnitt betitelt „Auslöser“Der Kommunikationsplan richtet sich am Festivaltermin aus und läuft in vier Phasen: Fokus Sponsoren/Partner (Oktober bis Januar, Briefing Day 21.1.), Fokus Veranstalter:innen (Eventanmeldung 27.1./10.2., VA-Newsletter und Infomails, Ad-Kampagne „Werde VA” 22.1.–22.3.), Fokus Teilnehmer:innen (Programm online 28.4., Ad-Kampagne „Werde TN” 27.4.–22.6. plus Event-Boost 8.–22.6., PM „Programm ist online”), Nachklang und Vorbereitung (Recap, Sommerpause, Ad-Kampagne „ForgetMeNot” für den Newsletter 17.9.–17.10.). Feste Anlässe für Pressemitteilungen 2026: Programmveröffentlichung, Festivalstart, nach dem Executive Dinner (vorher mit dem Partner klären), Festivalabschluss.
Verantwortlich
Abschnitt betitelt „Verantwortlich“Svenja ist verantwortlich für die Kommunikation: Social Media und alle weiteren Bereiche der externen Kommunikation. Alle in Sarahs Übergabe offen gebliebenen Kommunikationsaufgaben liegen bei ihr: Ad-Kampagnen (Planung und operativ), Insta Takeovers, Community-Kalender, Schwarzes Brett, Social-Media-Community-Management. Ad-Kampagnen gibt Ingo wegen der Kosten frei (Ingo, 6.9.2026).
| Aufgabe | Wer (Stand März 2026) | Quelle |
|---|---|---|
| Redaktionsplan füllen und posten | Alina, Freigabe Manuel; Übergabe an Svenja | |
| Eventpromo-Postings ab 28.4. | Elwira, Johanna, Alina konzipieren; Svenja textet und postet; eine PM-Stelle schaut drüber | |
| Partner-Vorstellung und Festivalstimmen | Alina, Manuel | |
| TN-Newsletter (Mail und LinkedIn) | Svenja textet, Johanna prüft und verschickt; Alina Tech Snacks/Tech Events bis April/Mai | |
| VA-Infomails und VA-Newsletter | Johanna, Elwira | |
| Sponsoren-Mailings | Manuel mit Johanna/Elwira | |
| Blog | Alina, Svenja; Blog-Autor:innen brauchen Website-Account mit Profilbild | |
| Presse (AP, PMs, Portale, Pressespiegel) | Johanna als Presse-AP und PM-Autorin, Svenja Portal-Uploads, Alina Pressespiegel | |
| Community Management, Insta Takeover, Kommunikationsdeals | Svenja (Takeover-Backup Johanna); PM Takeover und Community-Kalender/Schwarzes Brett seit 6.9.2026 Svenja | Ingo 6.9.2026 |
| Ad-Kampagnen | Seit 6.9.2026: Svenja (Planung und operativ), Freigabe Ingo wegen der Kosten; März 2026: Ingo, Manuel, Elwira mit Dienstleister; Elwira Billing-Admin LinkedIn und Ablage der Ad-Rechnungen | Ingo 6.9.2026 |
| Design | Johannes über Design-Trello |
Schritte
Abschnitt betitelt „Schritte“Social Media (organisch). Monatlich Themen festlegen, wöchentlich am Montag Posts planen mit Plattformverteilung und Verantwortlichkeiten, täglich Community Management. Frequenz: LinkedIn 3–4 Posts pro Woche (Di–Do, 8–12 Uhr), Instagram 3–4 Posts plus tägliche Stories, TikTok 3–5. LinkedIn: Bilder/Carousels 4:5, Videos 9:16, keine Link-Posts – Link nachträglich oder als Kommentar; Alt-Texte per Alt-Text-Bot; PDFs benennen; max. 5 Personen taggen; Team amplifiziert zeitversetzt, nicht alle in zwei Minuten. Zu jedem Insta-Post auch eine Story. Die Company Page erreicht nur einen Bruchteil – persönliche Profile des Teams sind der Hebel. Der Redaktionsplan-Workflow 2022 in Trello lief in Spalten von „Doing” über „Freigabe Grafik” (Team Lead Grafik entscheidet) und „Freigabe Text” (Chefredaktion) bis „Ready for Posting”; auf jede Karte gehören Titel, Frist, Texte je Kanal, Grafik-Briefing und Checkliste ⟦STAND 2022: prüfen⟧ ⟦LÜCKE: heutiger Freigabeweg im Redaktionsplan außer „Freigabe Manuel”⟧.
Community Management. Insta und LinkedIn einmal täglich checken; Antwortzeiten: LinkedIn-Kommentare 1–2 Stunden, Instagram 2–4 Stunden, DMs 8 Stunden werktags; jede Erwähnung innerhalb 2 Stunden liken oder kommentieren; Textvorlagen für 2026 aktualisieren.
Insta Takeover. Drei Slots (13., 20., 27. Mai); vorher Skript vom Kunden plus Empfehlungen (max. 10 Slides, 9:16); ab 9:30 Passwort ändern und übergeben, 2FA-Code kommt aufs Handy der zuständigen Kollegin, 10–16 Uhr Takeover, danach neues Passwort in Dashlane; Auswertung über Iconosquare – vorher prüfen, ob der Kanal verbunden ist, sonst LTNT bitten ⟦ZUGANG: Instagram und TikTok liegen in Dashlane⟧.
Newsletter. Primär Digest, 90/10-Regel (max. 10 % über uns), max. 5–7 Links, HTML unter 102 KB, feste Rubriken Tech-Snacks (2–5 News mit „Why it matters”) und Event-Empfehlungen (3–5 Events). Mailchimp: letzte gesendete Kampagne replizieren, Absender bei jedem Versand prüfen ⟦WIDERSPRUCH: Absendername „Nürnberg Digital Festival (NUEDIGITAL)” mit events@nuernberg.digital laut Wissensdatenbank Übergabe Sarah (2026-03) – „NUEDIGITAL” oder „Name von NUEDIGITAL”, konsistent, laut Newsletter Guideline v3 (2026-03)⟧. Test: seriöser Absendername plus starker Themenaufhänger im Betreff performen am besten. Ziele Stand März 2026: ~4.900 Abonnent:innen, ~40 % Open Rate, ~5 % Click Rate; Ziel 6.000+, 42–45 %, 6 %+. Advertorials: 500 € oder Teil einer Kooperation, als „Anzeige” gekennzeichnet, max. 400 Zeichen, Bild 4:1/1:1, Deadline 5 Werktage vor Versand, nie im LinkedIn-Newsletter. LinkedIn-Newsletter erscheint zeitgleich, heißt „Update”, kompakter, max. 4 Links im Text ⟦WIDERSPRUCH: „Direkt nach Veröffentlichung ersten Kommentar selbst setzen” laut Newsletter Guideline v3 (2026-03) – „Ersten Kommentar selbst schreiben = −20 % Reichweite, andere aus dem Team kommentieren lassen” laut Social Media Guideline (2026)⟧. Verlosungen nur im Mail-Newsletter, nie auf LinkedIn. Listenpflege: Double Opt-in, Hard Bounces nach jeder Ausgabe löschen, vierteljährlich Re-Engagement. VA-Newsletter nutzt eher 4:1-Bilder als Trenner, TN-Newsletter 1:1 neben Text.
Blog. Redaktionell, nicht werblich; Aufbau Teaser-Section, 3–4 Kapitel, Fazit im gelben Balken (600–680 Zeichen); Slug ohne Slash/Endung, Teaser max. 150 Zeichen und SEO-geprüft, Section-Nummerierung, Hero 21:9, Section 3:2, Bilder unter 400 KB, Dateinamen NDF(Saison)_JJMMTT_Beschreibung_LP_Format; Quick-Check vor Veröffentlichung. Jeder Blogbeitrag wird auch als Social-Post verwertet, in jedem TN-Newsletter wird einer erwähnt. Advertorials nur als Kooperation oder Add-on (siehe Sponsoring-Ablauf), Lieferung 5 Tage vor Veröffentlichung.
Presse. PM schreiben (Pressearbeit-GPT), Logos von Hauptsponsoren und Hauptmedienpartnern am Ende (aktuelle Logos beachten), auf kostenlosen Presseportalen hochladen, an ausgewählte Pressepartner mailen, Presseverteiler im Jahresordner neu anlegen, Pressespiegel aus dem Presse-Slack-Channel und eigener Recherche pflegen ⟦ZUGANG: Presseportale liegen in Dashlane⟧. Bis 2022 lief das mit Agentur: Briefing zwei Wochen vorher, Entwurf durch Agentur, Freigabe durch Ingo und Tina, Versand nur bis 14 Uhr ⟦STAND 2022: prüfen⟧. Kommunikationsdeals: Partner-Newsletter zu Programmstart und Festivalstart mit Text, Bild, Links versorgen.
Ads. Kampagnen werden mit Dienstleister aufgesetzt (Phase 3 der VA-Kampagne bis 29.3.2026, Fokus Google statt Meta/LinkedIn); nach Kampagnenende Admin-Rechte des Dienstleisters bei LinkedIn, Meta, Google entziehen, Rechnungen fürs Backoffice ablegen, Endreport mit Handlungsempfehlungen einfordern. Von YouTube- und TikTok-Ads wird abgeraten: keine organische Reichweite, keine Strategie, kein Budget.
Tools und Vorlagen
Abschnitt betitelt „Tools und Vorlagen“Social Media Guideline, Newsletter Guideline v3 (Single Source of Truth, Changelog v1 2025 → v3 März 2026), Blog Guideline mit Canva-Vorlagen; Trello (Redaktionsplan, Mailchimp/Newsletter-Board, Design-Board), Miro (Kommunikation), Mailchimp, MailMeteor, Iconosquare, Canva ⟦ZUGANG: liegt in Dashlane über info@⟧; GPTs: Alt-Text-Bot, LinkedIn-Newsletter-GPT, Social-Media-GPT, Blog-Writer, Pressearbeit-GPT. Content Guideline 2024 (User Centered Strategy) mit Frequenzplanung je Monat und Themensträngen.
Stolperfallen und Learnings
Abschnitt betitelt „Stolperfallen und Learnings“- Iconosquare trennt sich gelegentlich vom Insta-Kanal; Montagsreport an info@ prüfen, sonst LTNT reaktivieren lassen – wichtig für Takeover-Auswertung und Jahresreport.
- 2FA bei Instagram: SMS kam nicht an; Workaround „Sicherheitscode per SMS senden” am Laptop, muss dokumentiert werden.
- Google Ads lehnte 73 Bilder mit Text-Overlay oder Logo ab, ohne dass wir informiert wurden; Zugänge für Dienstleister rechtzeitig planen.
- Kein Jahresmedienbudget und keine Plattform-Strategie für Ads.
- Kommunikationspause direkt nach dem Festival wegen Kapazität – kommunikative Leere bis September.
- LinkedIn-Post nachträglich um mehr als 10 % ändern kostet bis zu 25 % Reichweite.
Offene Fragen
Abschnitt betitelt „Offene Fragen“- PM für kommende Ad-Kampagnen und Insta Takeovers: in der Übergabe mit „??“, seit 6.9.2026 Svenja (Ingo, 6.9.2026).
- Wer ist Ansprechperson auf Presseseite und PMs nach Sarahs Weggang – Johanna laut Übergabe, in der Wissensdatenbank noch als To-do.
- ⟦LÜCKE: Ende der Social Media Guideline (TikTok/YouTube „tbd”) – Export abgeschnitten⟧
- ⟦LÜCKE: aktueller Redaktionsplan-Freigabeprozess und OOH-Prozess 2026 (Ströer/Stadtreklame) – nur Budgetposten und Gespräch, kein Ablauf⟧
Quellen
Abschnitt betitelt „Quellen“- Antworten Ingo – Chat (Freigaberunde 2) – 2026-09-06 – 3
- Social Media Guideline – nuedigital-drive/03/2026__0_Guidelines_SoMe_Newsletter_Blog__NDF26_Social_Media_Guideline.txt – 2026 – 3
- Newsletter Guideline v3 – nuedigital-drive/03/2026__0_Guidelines_SoMe_Newsletter_Blog__NDF26_Newsletter_Guideline.txt – 2026-03 – 3
- Blog Guideline – nuedigital-drive/03/2026__0_Guidelines_SoMe_Newsletter_Blog__NDF26_Blog_Guideline.txt – 2026 – 3
- Kommunikationsplan 2026 – nuedigital-drive/03/2026__NDF26_171025_Kommunikationsplan_2026.csv – 2025-10-17 – 3
- Übergabe Sarah – nuedigital-drive/00/2026__Übergabe Sarah__Files__NDF26_Übergabe_Sarah.txt – 2026-03 – 3
- Wissensdatenbank Übergabe Sarah – nuedigital-drive/00/2026__Übergabe Sarah__NDF26_Wissensdatenbank.html – 2026-03 – 3
- Übergabe Elwira x Sarah – nuedigital-drive/00/2026__Übergabe Sarah__Files__Audiofiles und Transkripte__Übergabe Elwira x Sarah - 2026_03_04 11:15 CET - Notes by Gemini.txt – 2026-03-04 – 3
- Übergabe Sarah Johanna Transkript – nuedigital-drive/00/2026__Übergabe Sarah__Files__Audiofiles und Transkripte__NDF26_Übergabe_Sarah_Johanna_Audiotranskript.txt – 2026-03 – 2
- Blog-Advertorial Readme – nuedigital-drive/04/02_Blog__2026__NDF26_251117_BLOG_ADVERTORIAL_Email_Onboarding_Angebot_Readme.txt – 2025-11-17 – 3
- Paid-Ad Übergabe – nuedigital-drive/03/2026__Social Media__Ad__NDF26_161025_PaidAd_Übergabe_EK_MS_SG_MEETING-ANALYSE.txt – 2025-10-16 – 3
- GPT-Konfigurationen – nuedigital-drive/05/04_Tools__GPTs__2025__GPTs von Persönlich_05.02.25.txt – 2025-02-05 – 3
- Contentguideline 2024 – nuedigital-drive/03/Contentguideline_von Resi für 2024.pdf.txt – 2024 – 2
- M&K Budgetplanung 2026 – nuedigital-drive/00/03_Finanzen__2026__NDF26_M&K_Budgetplanung_EK.txt – 2026 – 3
- Redaktionsplanung – confluence/MK/343769679__Redaktionsplanung.md – 2022-01-14 – 2
- Pressemitteilungen – confluence/MK/343704154__Pressemitteilungen.md – 2022-09-19 – 2
- Presse – confluence/MK/343572537__Presse.md – 2022-09-19 – 2
- Pressespiegel – confluence/MK/343638489__Pressespiegel.md – 2022-09-19 – 2
- Teilnehmer-Newsletter – confluence/MK/408518896__Teilnehmer-Newsletter.md – 2022-09-22 – 2
- Mailchimp – confluence/BAS/858488917__#nuedigital Mailchimp.md – 2021-12-05 – 2
- Kommunikationsplan Confluence – confluence/MK/343572494__Kommunikationsplan.md – 2022-09-19 – 2
Freigabe-Fragen an den Owner
Abschnitt betitelt „Freigabe-Fragen an den Owner“- Welcher Absendername gilt für den Mailchimp-Newsletter: „Nürnberg Digital Festival (NUEDIGITAL)“ mit events@ oder „NUEDIGITAL“ bzw. „Name von NUEDIGITAL“? (Widerspruch Newsletter)
- Setzen wir beim LinkedIn-Newsletter den ersten Kommentar selbst oder lassen wir andere aus dem Team kommentieren? (Widerspruch Newsletter Guideline vs. Social Media Guideline)
- Wie läuft der Freigabeweg im Redaktionsplan 2026 – gilt der Trello-Workflow von 2022 mit „Freigabe Grafik“ und „Freigabe Text“ noch oder nur „Freigabe Manuel“? (⟦STAND 2022⟧, LÜCKE Schritte)
- Ist der Presse-Ablauf mit Agentur (Briefing, Freigabe Ingo/Tina, Versand bis 14 Uhr) endgültig durch den 2026er Ablauf mit Pressearbeit-GPT abgelöst? (⟦STAND 2022⟧ Presse)
- Ist Johanna verbindlich Presse-Ansprechperson und PM-Autorin nach Sarahs Weggang, und ist sie an allen Stellen (Presseseite, Wissensdatenbank) eingetragen? (Offene Fragen)
Freigabe: Owner setzt status: verified, entfernt erledigte Marker, trägt updated nach.
Siehe auch
Abschnitt betitelt „Siehe auch“Quellenbasis
Social Media Guideline 2026 (2026), Newsletter Guideline v3 (2026-03), Blog Guideline (2026), Kommunikationsplan 2026 (2025-10-17), Übergabe Sarah inkl. Wissensdatenbank (2026-03), Übergabe Elwira x Sarah (2026-03-04), Antworten Ingo (2026-09-06); Runde 2 – regelbasiert aufgelöst 2026-09-06, Owner-Freigabe offen
Quelle im Repository: 30-prozesse/kommunikation-und-social.md