Prozesse
Tools und Zugänge
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Wer neu ist, soll wissen, welches Tool wofür da ist, wer es verwaltet und wo der Zugang liegt. Grundregel: keine To-dos im Drive (nur Trello), kein Wissen im Drive (nur NUEDIGITAL Wissen), keine Kontaktlisten im Drive (nur Bigin); Drive ist nur für Ablage- und Arbeitsdateien, extern geteilte Dateien liegen einmal im „nuedigital XT” mit Präfix XT_ (von Manuel bestätigt am 2026-10-06).
Auslöser
Abschnitt betitelt „Auslöser“Onboarding neuer Teammitglieder (Accounts für alle Tools anlegen, Website-Account mit Profilbild, alle relevanten Trello-Karten, Guidelines); Offboarding (Zugänge entziehen, Drive-Dokumente vor dem Löschen übertragen, Weiterleitung und Abwesenheitsnotiz); Wechsel externer Dienstleister (Admin-Rechte bei LinkedIn, Meta, Google Ads nach Kampagnenende entziehen); jährlicher Tool-Check mit Kündigungsfristen im Sommer und Aktualisierung ab Mitte September.
Verantwortlich
Abschnitt betitelt „Verantwortlich“Passwörter und Zugänge aller Accounts liegen in Dashlane, geteilt mit der Gruppe „NDF – Nürnberg Digital Festival”; Admin ist Manuel. Google-Workspace-Admins sind Ingo und Manuel: Mailadressen anlegen und löschen, Gruppen wie events@, info@, presse@ verwalten. Abo-Rechnungen legt je Tool entweder das NUE-Team oder das Backoffice ab; Kreditkarten laufen über Backoffice, Manuel oder Ingo. Bigin-Berechtigungen prüft Manuel. Insta-Reconnect bei Iconosquare können nur die Super-Admins bei LTNT.
Schritte
Abschnitt betitelt „Schritte“Alle Zugangsdaten: ⟦ZUGANG: liegt in Dashlane⟧. Kosten sind Stand der jeweiligen Liste.
| Tool | Wofür | Wer verwaltet | Stand/Quelle |
|---|---|---|---|
| Google Workspace (Gmail, Drive, Kalender, Meet) | Mail, Ablage „Festival” intern und „nuedigital XT” extern, Kalender, Sheets/Docs; 12 Zugänge, 165,60 €/Monat | Admins Ingo und Manuel; Rechnung BO | |
| Slack | Interne Kommunikation; Channels u. a. #ndf_backoffice, #ndf-rechnungsstellung, #diverse_events, Presse-Channel; im Blueprint formaler Freigabeort | Abo über BO | |
| Trello (Atlassian) | Aufgaben, Redaktionsplan, Design-Board, Mailchimp/Newsletter-Board, AI-Camp-Board | Abo über LTNT | |
| Confluence | Übergangssystem während der vollständigen Migration zu NUEDIGITAL Wissen. External Share soll durch eine externe Version von NUEDIGITAL Wissen ersetzt werden; aktuell entstehen keine Confluence-Kosten. Nach abgeschlossenem Umzug soll Confluence gelöscht werden | NDF | von Manuel bestätigt am 2026-10-06 |
| Airtable | Aktiv mit einem Zugang für 20 $/Monat; Formulare, Sponsoring-Tabelle und weitere strukturierte Arbeitsdaten. Welche Funktionen künftig durch die Website ersetzt werden können, ist TBD | hauptsächlich Elwira | von Manuel bestätigt am 2026-10-06 |
| Bigin (Zoho) | Vorerst reguläres CRM: Chancen, Kontakte, Unternehmen, Produkte und Aktivitäten. Eine Ablösung ist geplant, Zielsystem und Termin sind noch offen | Ingo leitet die geplante Ablösung; Berechtigungen Manuel | von Manuel bestätigt am 2026-10-07 |
| Moco | Faktura: Ausgangsrechnungen, E-Rechnung, Zahlungseingang, Mahnung | Backoffice; Freigaben Ingo/Manuel | |
| Mailchimp | TN- und VA-Newsletter; Login über info@ | NDF; Rechnung BO | |
| MailMeteor | Infomails und Sponsoren-Mailings aus persönlichen Gmail-Konten | Johanna/Elwira, Manuel | |
| Mailgun | Mailzustellung und Tracking; 35 €/Monat | aktuell über Carmens Karte; Umzug auf Manuels Karte geplant | von Manuel bestätigt am 2026-10-06 |
| Dashlane | Passwortmanager | Admin Manuel; Abo BO | |
| Miro | Whiteboard (Kommunikation, AI Camp); 685,72 $/Jahr; ausdrücklich keine Wissensdatenbank | NDF | |
| Adobe | Design; 73,49 €/Monat, 1 Lizenz mit 2 Zugängen | NDF | |
| Canva | Blog-Bildvorlagen (Hero 21:9, Section 3:2); Zugang über info@ | NDF | |
| ChatGPT (OpenAI) mit GPTs | Textarbeit; eigene GPTs: EventBot, Social-Media-GPT, Event-Text-Assistent, Alt-Text-Bot, E-Mail-Meister, Blog-Writer, LinkedIn-Newsletter-GPT, Pressearbeit-GPT; 20 $/Monat | NDF | |
| Claude / Claude Code | KI-Assistenz für das PM-Team; 5 × Team Plan Standard zu je 202,01 €/Jahr und 1 × Team Plan Premium zu 1.010,18 €/Jahr, zusammen 2.020,23 €/Jahr | PM-Team | von Manuel bestätigt am 2026-10-06 |
| Iconosquare | Instagram-Analytics, Wochenreport montags an info@ | Reconnect nur LTNT | |
| Apollo.io | Personen- und Mailrecherche für Sponsoring und Speaker | Login über Ingo | |
| LinkedIn Sales Navigator | Sponsoren-Akquise-Recherche über Ingos Account | Ingo | |
| Calendly | Terminbuchung für Akquise-Gespräche; 0 € | je Teammitglied | |
| Sortly | Inventar- und Asset-Tracking (Lager); 468 €/Jahr | NDF | |
| Flickr | Fotogalerien der Events; 60,50 €/Jahr | NDF | |
| Zapier / Make | Zapier wird im kostenfreien Modell genutzt; Make ist nicht mehr im Einsatz | NDF | von Manuel bestätigt am 2026-10-06 |
| Typeform | Wird nur zeitlich begrenzt für Umfragen eingesetzt | NDF | von Manuel bestätigt am 2026-10-06 |
| Consentmanager | Cookie-Consent Website; 23 €/Monat | NDF | |
| Yourls (nue.link) | Kurzlinks; 0 € | NDF | |
| Website nuernberg.digital | Programm, Profile, Events, Jobwall und Check-in; technischer Dienstleister der Website 2.0 ist Lean Bakery; Elwira bündelt und priorisiert die Website-Anforderungen, wickelt sie mit Lean Bakery ab und gibt kostenpflichtige Arbeiten frei | Alle Festangestellten haben Admin-Zugang; Google-Analytics-Admin ist Svenja | von Manuel bestätigt am 2026-10-07 |
| Signal | Volunteer-Kommunikation | Volunteer-Team | |
| Microsoft (Teams, Office) | Webinare, Office | BO |
Nicht mehr im Einsatz: Billomat (Sommer 2024), LimeSurvey (Juni 2024), Zoom (September 2024), InShot (September 2024), Shopify (deaktiviert Herbst 2023), Matomo und SalesViewer (mit der neuen Website), Castmagic (August 2025), Murf (November 2023), Airtable KI (August 2025).
Zugänge mit Besonderheiten: Instagram-2FA läuft per SMS/WhatsApp auf das Handy einer Kollegin (Johanna) – bei Takeovers muss sie den Code durchgeben; Workaround „Sicherheitscode per SMS senden” am Laptop. TikTok: Zugang und sechsstelliger 2FA-Token in Dashlane. LinkedIn Billing-Admin ist seit März 2026 Elwira. Presseportale (Neumarkter Tagblatt, Pressebox, OpenPR, Portal der Wirtschaft) in Dashlane.
Widersprüche zwischen den vier Tool-Listen
Abschnitt betitelt „Widersprüche zwischen den vier Tool-Listen“- Airtable ist aktiv: ein Zugang für 20 $/Monat, hauptsächlich von Elwira verantwortet. Welche Funktionen künftig durch die Website ersetzt werden können, ist TBD (von Manuel bestätigt am 2026-10-06).
- Confluence External Share soll durch eine externe Version von NUEDIGITAL Wissen ersetzt werden. Aktuell entstehen keine Confluence-Kosten; nach dem vollständigen Umzug soll Confluence gelöscht werden (von Manuel bestätigt am 2026-10-06).
- Zapier wird aktuell im kostenfreien Modell genutzt; Make wird nicht mehr genutzt (von Manuel bestätigt am 2026-10-06).
- Typeform wird nur für begrenzte Zeiträume zur Durchführung von Umfragen genutzt; aktuelle Kosten sind nicht festgehalten (von Manuel bestätigt am 2026-10-06).
- Claude-Zugänge für das PM-Team: 5 × Team Plan Standard zu je 202,01 €/Jahr und 1 × Team Plan Premium zu 1.010,18 €/Jahr; Gesamtkosten 2.020,23 €/Jahr (von Manuel bestätigt am 2026-10-06).
- Mailgun läuft aktuell über Carmens Karte und soll auf Manuels Karte umgezogen werden (von Manuel bestätigt am 2026-10-06).
- SalesViewer ist mit der neuen Website nicht mehr im Einsatz; frühere Preisangaben sind daher nicht mehr betrieblich relevant.
- Moco, MailMeteor, Iconosquare, Apollo.io, Canva und Calendly fehlen in Tools & Abos 12/2025, obwohl sie 2026 im Einsatz sind.
Tools und Vorlagen
Abschnitt betitelt „Tools und Vorlagen“Die Drive-Ordnerstruktur folgt weiterhin drei Ebenen: Themenbereich → Jahr/Unterbereich → aktiv (von Manuel bestätigt am 2026-10-07). ⟦OFFEN: Johannes legt fest, ob und welche verbindliche Dateibenennung für Bilder gilt; der bisher dokumentierte Vorschlag lautet NDF(Saison)_JJMMTT_Beschreibung_LP_Format.⟧ Offboarding-Checkliste Zugänge (Google Suite, Social Media, Slack, Moco, Dashlane, Trello, Confluence, Miro, Adobe …); Claude-Code-Installationsleitfaden mit drei Profilen.
Stolperfallen und Learnings
Abschnitt betitelt „Stolperfallen und Learnings“- Zugänge für externe Dienstleister früh planen; 2026 lagen Ad-Zugänge verteilt statt zentral bei Ingo, der Dienstleister merkte erst am Abend vor Kampagnenstart, dass Rechte fehlten.
- Iconosquare trennt sich zeitweise vom Insta-Kanal; ohne Reconnect fehlen die Daten für Takeover-Auswertung und Jahresreport.
- Sarah stand noch als Ansprechperson auf Presseseite, Event Submission und Infomailings – beim Offboarding alle Stellen prüfen.
- Keine Zugangsdaten, PINs oder TANs in Drive, Sheet oder Slack; das Übergabedokument enthält ein Klartext-Passwort für Apollo.io – gehört in Dashlane.
- Miro ist keine Wissensdatenbank; Confluence intern aufräumen, Dateien ins Drive verlinken; 2024 wurde ein neues Tool für das externe Confluence (Notion) diskutiert.
Offene Fragen
Abschnitt betitelt „Offene Fragen“- Die Seite „Tools und Zugänge“ im NUEDIGITAL Wissen ist künftig die verbindliche zentrale Tool-Liste. Elwira verantwortet aktuell ihre laufende Pflege (von Manuel bestätigt am 2026-10-06).
- Bigin bleibt vorerst das reguläre CRM. Eine Ablösung ist geplant; Ingo ist dafür im Lead. Zielsystem und Termin sind noch offen (von Manuel bestätigt am 2026-10-07).
- Im NUEDIGITAL Wissen werden nur Verantwortliche und Admin-Rollen je Tool dokumentiert. Vollständige persönliche Nutzer:innen- und Berechtigungslisten bleiben in Dashlane beziehungsweise im jeweiligen Tool (von Manuel bestätigt am 2026-10-07).
- Technischer Dienstleister der Website 2.0 ist Lean Bakery; Lean Bakery ist kein eSponsor mehr. Elwira bündelt und priorisiert die Website-Anforderungen, wickelt sie mit Lean Bakery ab und gibt kostenpflichtige Arbeiten frei (von Manuel bestätigt am 2026-10-07). Alle Festangestellten haben Website-Admin-Zugang; Google-Analytics-Admin ist Svenja (von Manuel bestätigt am 2026-10-07).
Quellen
Abschnitt betitelt „Quellen“- Tools & Abos – confluence/BO/949288961__Tools & Abos.md – 2025-12-15 – 3
- Tools 2025 – nuedigital-drive/05/04_Tools__2025__NDF25_280725_Tools 2025.txt – 2025-07-28 – 3
- Toolübersicht 2024 – nuedigital-drive/00/2024__NDF24_Interner Kickoff__NDF24_Toolübersicht.txt – 2024 – 2
- Übergabe Sarah – nuedigital-drive/00/2026__Übergabe Sarah__Files__NDF26_Übergabe_Sarah.txt – 2026-03 – 3
- Wissensdatenbank Übergabe Sarah – nuedigital-drive/00/2026__Übergabe Sarah__NDF26_Wissensdatenbank.html – 2026-03 – 3
- Übergabe Elwira x Sarah – nuedigital-drive/00/2026__Übergabe Sarah__Files__Audiofiles und Transkripte__Übergabe Elwira x Sarah - 2026_03_04 11:15 CET - Notes by Gemini.txt – 2026-03-04 – 3
- Bigin CRM – confluence/BAS/841809921__#nuedigital CRM System- Bigin von ZOHO.md – 2025-10-15 – 3
- Zugänge Passwörter – confluence/BAS/342163814__Zugänge - Passwörter - Rechteverwaltung.md – 2024-01-16 – 2
- Blueprint v0.2 – nuedigital-drive/00/03_Finanzen__2026__NDF_Buchhaltung_Pilot__00_Steuerung__BLUEPRINT-v0.2.md – 2026-09-04 – 3
- BO Sponsoring & Kooperationen – confluence/BO/948830209__Sponsoring & Kooperationen.md – 2025-02-06 – 3
- BO Offboarding – confluence/BO/964198406__Mitarbeiter-innen Offboarding.md – 2024-01-19 – 2
- GPT-Konfigurationen – nuedigital-drive/05/04_Tools__GPTs__2025__GPTs von Persönlich_05.02.25.txt – 2025-02-05 – 3
- Claude-Code-Guide – nuedigital-drive/05/04_Tools__2026__NDF26_Claude-Code-Installation-Guide.md.txt – 2026 – 3
- Admin-Journey – nuedigital-drive/04/05_Website_Tutorials__Prozesse_Journeys__NDF26_Admin: VA-Profil -Rechnung-Event - Freigabe Journey.txt – 2026 – 3
- Prozess für neue – nuedigital-drive/01/01_Veranstalter_innen__2026__Prozesse__prozessfuerneue.txt – 2026-08-29 – 3
- Website-Featureliste 2026 – nuedigital-drive/04/01_Konzeption__2026__NDF26_Website_Version2.0_FeatureListe_Kickoff.txt – 2026 – 3
- Sponsoren-Mailings 2026 – nuedigital-drive/03/2026__Newsletter__Sponsoren Mailing__NDF26_Sponsoren_Mailings.txt – 2026-02-18 / 2026-04-13 – 3
- Blog Guideline – nuedigital-drive/03/2026__0_Guidelines_SoMe_Newsletter_Blog__NDF26_Blog_Guideline.txt – 2026 – 3
- Mailvorlagen 2026 – nuedigital-drive/01/01_Veranstalter_innen__2026__Akquise_Verteiler__NDF26_Mailvorlagen_Akquise_Onbaording_VA.txt – 2026 – 3
- Volunteer Fact Sheet – nuedigital-drive/01/05_Volunteers_Freunde__2026__NUEDIGITAL Volunteer Fact Sheet (1).txt – 2026 – 3
- AgB 2026 – nuedigital-drive/01/01_Veranstalter_innen__2026__NDF26_Veranstlater_AgB_26.txt – 2026 – 3
- Intern Google Drive – confluence/BAS/830865409__Intern_Google Drive -Festival-.md – 2021-12-04 – 2
- Extern Google Drive – confluence/BAS/844464129__Extern_Google Drive -nuedigital XT-.md – 2021-12-04 – 2
- Abgleich, nicht verwertet: ALT Tools & Apps (2025-10-15), Tools - Apps (2019-12-05), Daten und Systeme (2020-12-16), Trello Prozesse (2021-12-03), Confluence Guidelines (2021-12-05), Salesviewer (2022-09-21), CMS Typo3 (2022-09-26)
Siehe auch
Abschnitt betitelt „Siehe auch“Quellenbasis
BO Tools & Abos (2025-12-15), Tools 2025 (2025-07-28), Toolübersicht 2024 (2024), Übergabe Sarah inkl. Wissensdatenbank (2026-03), Zugänge/Passwörter/Rechteverwaltung (2024-01-16), Bigin CRM (2025-10-15), Buchhaltungs-Blueprint v0.2 (2026-09-04); Runde 2 – regelbasiert aufgelöst 2026-09-06, Owner-Review durch Manuel am 2026-10-06/07; offene Punkte verbleiben; Owner-Review durch Manuel am 2026-10-08
Quelle im Repository: 30-prozesse/tools-und-zugaenge.md