Prozesse
Event-Anmeldung und Programm
Arbeitsstand. 16 markierte Prüfpunkte warten auf Klärung oder Freigabe.
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Jedes Event im Programm legt die Veranstalter:in selbst auf nuernberg.digital an. Wir prüfen, geben frei und schalten das Programm am Stichtag online. Wir kuratieren nicht: Schon bei den physischen Festivals wurde nur geprüft, ob ein Event thematisch zu Tech und Digitalisierung passt; eine Jury-Auswahl gab es nur in der Remote-Ausgabe 2020 ⟦STAND 2021: prüfen⟧. Die Struktur gibt die Slot-Logik vor: In jedem der zehn Thementracks startet zwischen 8 und 21 Uhr pro Stunde nur ein Event, damit Teilnehmer:innen innerhalb eines Tracks möglichst viele Events nacheinander besuchen können; die Dauer bestimmt die Veranstalter:in frei.
Auslöser
Abschnitt betitelt „Auslöser“- Eine Person legt ein Veranstalterprofil an – wir bekommen per Webhook eine Notiz.
- Ein Event wird „zur Überprüfung eingereicht” und steht auf „Pending”. Für Events und Profile im Pending gibt es noch keine Benachrichtigung ans Team – nur für Neuanmeldungen.
- An einem Live-Event wird eines der fünf Pflichtfelder geändert (Track/Thema, Titel, Beschreibung, Startzeitpunkt, Endzeitpunkt) – das Event geht zurück ins Pending.
- Kalender 2026: Eventanmeldung ab 10. Februar, Sponsoren und Partner exklusiv zwei Wochen früher ab 27. Januar; Redaktionsschluss 21. April; Programm online 28. April. Eingereicht werden kann bis zum Festivalstart – der 21. April ist nur der Redaktionsschluss.
Verantwortlich
Abschnitt betitelt „Verantwortlich“Veranstalter:innen-Betreuung liegt bei Johanna (Events, Reichweite & Recruiting) und Elwira; die FAQ nennen Johanna als Ansprechperson für Eventidee, Format und Einordnung, Kontakt über events@nuernberg.digital. Die Freigabe im Backend macht „der Admin” – eine Rolle, keine Person ⟦LÜCKE: wer die tägliche Pending-Prüfung konkret verantwortet⟧. Rechnungen stellt das Backoffice aus Moco, ausgelöst durch uns (siehe Rechnungen und Buchhaltung).
Schritte
Abschnitt betitelt „Schritte“| # | Schritt | Veranstalter:in | Plattform | Wir |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Profil | Registrieren, „Als Veranstalter:in starten”, Profil mit Name, Kurzbeschreibung, Logo, Manager und Rechnungsadresse ausfüllen | Profil ist sofort nutzbar ⟦WIDERSPRUCH: Profil braucht keine Freigabe laut „Wie ein Event live geht” (2026-08-29) – Kurzprüfung und Freischaltung per Mail innerhalb von 1–3 Werktagen laut Admin-Journey (2026) und Infomail I (2026-02-19)⟧ | Webhook-Notiz lesen; Profil prüfen, Sponsorlevel und Konditionen-Standardtext eintragen; wer nicht in Airtable steht, ist „organizer” mit Veranstalter-Konditionen laut Bigin |
| 2 | Event anlegen | Titel, Beschreibung, Format, Track, Datum – oder bestehendes Event kopieren; als Entwurf speichern | Entwurf sichert Datum, Startzeit und Slot im Track ⟦WIDERSPRUCH: Slot bleibt reserviert, solange das Event als Entwurf existiert, laut FAQ 2026 und Konditionen 2026 – Reservierung verfällt nach vier Wochen ohne AGB-Akzeptanz laut FAQ 2026 (gleiche Quelle, anderer Absatz)⟧ | – |
| 3 | Einreichen | AGB akzeptieren (beim Event, nicht beim Profil, und bei jeder Änderung erneut), „Zur Überprüfung einreichen” | Merkt sich Zeitpunkt des ersten Einreichens; KI prüft die Texte; Status Pending | Inhaltlich prüfen: alle Felder inkl. englischer Texte, Zielgruppe, Bild, Speaker. Unvollständig → Bitte, Überprüfung zurückzunehmen und im Entwurf zu bleiben; Host-Profil existiert schon → Reject-Template mit Verweis auf bestehenden Kontakt; passt thematisch nicht → Absage-Template |
| 4 | Freigabe | wartet | approved, aber noch nicht live – Events warten auf den Programm-Launch | Bei kostenpflichtigen Events: Chance mit Preis in Bigin, Kunde und Rechnungsadresse in Moco prüfen bzw. nachtragen |
| 5 | Live | Event steht im Programm, kann beworben werden | Beim Online-Gehen und nach jeder geprüften Änderung geht eine Mail an die VA; bei Ablehnung ebenfalls | Beim Programm-Launch Bigin-Chancen auf „Rechnung kann gestellt werden” schieben, Slack ans Backoffice, BO versendet alle Rechnungen aus Moco ⟦WIDERSPRUCH: Rechnung läuft automatisch über Bigin und Moco, ausgelöst vom Zeitpunkt „Go Live At”, laut „Wie ein Event live geht” (2026-08-29) – Admin trägt VA manuell in Bigin und Moco ein und meldet per Slack ans BO laut Admin-Journey (2026)⟧ |
| 6 | Ändern | Bearbeitet so oft wie nötig; Änderungen sofort live | Nur die fünf Pflichtfelder lösen erneute Prüfung aus; Teilnehmer:innenzahl ist jederzeit änderbar | Nur bei den fünf Feldern prüfen |
Regeln rund um den Ablauf:
- Förderbeitrag: Staffel 500–5.000 € je Event nach Unternehmensgröße (siehe Sponsoring-Pakete). Befreit sind gemeinnützige und ehrenamtliche Organisationen, nicht-kommerzielle Community-Events, Events von und für Bildungseinrichtungen sowie Events für Kinder und Jugendliche. Bei gemeinsamer Anmeldung zählt die Größe des Unternehmens, über dessen Namen angemeldet wird.
- Hochschul-Kooperationen: FAU- und Ohm-Lehrende werden als Event-Manager dem bestehenden Hochschulprofil hinzugefügt; das Kontingent ist kostenlos, wenn die Hochschule alleinige Veranstalterin ist; feste Ansprechpersonen der Hochschule immer in CC.
- Teilnahme: Kostenfreie Events laufen über unsere Anmeldung, kostenpflichtige verkaufen ihre Tickets selbst und verlinken. Veranstalter:innen können Teilnehmer:innen bis 31. Juli über die Plattform anschreiben, danach werden die Daten gelöscht. Einen CSV-Export der Teilnehmerdaten gibt es nicht.
- Storno: bis einschließlich 28. März 2026 schriftlich ohne Gründe; ab 21. April keine vollständige Erstattung, stattdessen Gutschrift; maßgeblich ist das erste Speichern mit Startzeitpunkt.
Tools und Vorlagen
Abschnitt betitelt „Tools und Vorlagen“- Website-Backend nuernberg.digital (Version 2.0). Bis 2022 lief die Anmeldung im Typo3 „Seminarsmanager” über ein Formular auf sieben Seiten mit Eventpaketen Plus/Pro/Basic/Free ⟦STAND 2022: prüfen⟧ – heute nicht mehr in Gebrauch.
- Bigin (Deal-Pipeline, Partner-Status), Moco (Rechnung), Airtable (Get-In-Formular, Webinar-Anmeldung, Dekomittel, Eventdaten für Social Media; nicht live synchronisiert, wird von Hand gefüllt).
- Konditionen-Standardtexte je Partnertyp (Sponsor, Kooperations-/Medienpartner, Veranstalter, Co-Host, Location-/Kontingentpartner, Event über Kontingent), Rejected-Templates, Antwortvorlagen „Event noch nicht online”, „Wenige Anmeldungen”, Fragenkatalog interessierter Veranstalter.
- Infopool für Veranstalter:innen (Confluence External Share) mit Roadmap, Kurz-FAQ, Anleitung, Werbemittel, Zusatzoptionen. Zugang: ⟦ZUGANG: liegt in Dashlane⟧.
- EventBot (GPT) für Eventideen und Erstberatung.
- 2024 gab es Vorschlagsmails mit Titel, Beschreibung und Bildvorschlag aus Airtable; ohne eigenes Bild bis zum Stichtag setzten wir unseren Vorschlag ein ⟦LÜCKE: ob dieser Service 2026 noch läuft⟧.
Stolperfallen und Learnings
Abschnitt betitelt „Stolperfallen und Learnings“- Auto-Einreichung: Jedes Speichern reichte das Event erneut ein, Bearbeiten ging erst nach Freigabe; 3 von 41 Veranstalter:innen geben dem Ablauf bis zur Veröffentlichung die Note 1.
- Slot-Findung als „Trial und Error”; FAU-Sammelanmeldung mit Limit von 10 Events zwang drei Formate in ein Drei-Stunden-Event.
- Info-Mails an alle Veranstalter:innen: CSV der HostManager aus der Website, Abgleich mit Bigin, Duplikate prüfen, Versand über privaten Google-Mail-Account in BCC – jedes Mal neu, fehleranfällig, kein Gedächtnis.
- Wir bitten aktiv um Rücknahme der Einreichung, wenn Platzhalter im Event stehen; im Frühjahr 2026 haben wir Veröffentlichungen bewusst zurückgehalten, weil Website-Updates liefen.
- Meetup-Termin uneinheitlich kommuniziert ⟦WIDERSPRUCH: VA Meetup am 1.4. laut Infopool VA Texte (2026) – am 16.4. laut Konditionen 2026, Mailvorlagen 2026 und Sponsoren-Mailing V (2026-03-10)⟧.
- Wir prüfen nach dem Festival: Barrierefreiheit der Website ist laut Veranstalter:innen kritisch offen.
Offene Fragen
Abschnitt betitelt „Offene Fragen“- Braucht das Profil eine Freigabe oder nicht (siehe Widerspruch Schritt 1)?
- Wie erfährt das Team von Pending-Events, solange es keine Benachrichtigung gibt? Was passiert, wenn die KI-Prüfung etwas findet – zurück an die VA oder an uns? Merkt die VA, dass ihr Event zwischenzeitlich offline war?
- Wird die Rechnung automatisch durch „Go Live At” ausgelöst oder manuell (Widerspruch Schritt 5)?
- Laufen die im Kommunikationsplan geplanten automatischen Website-Mails (Event-Statistics vier und zwei Wochen vor dem Event, „Dein Event ist noch nicht vollständig”, Reminder 24 h vor dem Event)? Die Veranstalter:innen wünschen Reminder zu zwei Zeitpunkten und regelmäßige Updates zum Anmeldestand.
- Teilnehmerliste und Export sind das meistgenannte fehlende Feature – Entscheidung für 2027 offen.
Quellen
Abschnitt betitelt „Quellen“- Prozess für neue – nuedigital-drive/01/01_Veranstalter_innen__2026__Prozesse__prozessfuerneue.txt – 2026-08-29 – 3
- Admin-Journey – nuedigital-drive/04/05_Website_Tutorials__Prozesse_Journeys__NDF26_Admin: VA-Profil -Rechnung-Event - Freigabe Journey.txt – 2026 – 3
- Konditionen 2026 – nuedigital-drive/01/01_Veranstalter_innen__2026__NDF26_Konditionen_Website_Sponsor_Koop_VA_Storno.txt – 2026 – 3
- FAQ 2026 – nuedigital-drive/04/01_Konzeption__2026__NDF26_251120_FAQ_SG_EK.txt – 2025-11-20 – 3
- AgB 2026 – nuedigital-drive/01/01_Veranstalter_innen__2026__NDF26_Veranstlater_AgB_26.txt – 2026 – 3
- Infopool VA Texte – nuedigital-drive/01/01_Veranstalter_innen__2026__Infopool__NDF26_Infopool_VA_Texte.txt – 2026 – 3
- Mailvorlagen 2026 – nuedigital-drive/01/01_Veranstalter_innen__2026__Akquise_Verteiler__NDF26_Mailvorlagen_Akquise_Onbaording_VA.txt – 2026 – 3
- Infomail I – nuedigital-drive/03/2026__Newsletter__VA_Newsletter_Infomails__NDF26_DOING_INFOMAIL_Aktive_VA_Texte_2025_2026.txt – 2026-02-19 – 3
- Sponsoren-Mailing III/V – nuedigital-drive/03/2026__Newsletter__Sponsoren Mailing__NDF26_Sponsoren_Mailings.txt – 2026-01-27 / 2026-03-10 – 3
- Übergabe Sarah – nuedigital-drive/00/2026__Übergabe Sarah__Files__NDF26_Übergabe_Sarah.txt – 2026-03 – 3
- VA-Befragung 2026 – nuedigital-drive/05/03_Feedback_Report_Umfrage__2026__Veranstalter:innen__NDF2026_VeranstalterBefragung.txt – 2026-08-25 – 3
- Kommunikationsplan 2026 – nuedigital-drive/03/2026__NDF26_171025_Kommunikationsplan_2026.csv – 2025-10-17 – 3
- EventBot Prompt – nuedigital-drive/05/04_Tools__GPTs__2025__EvenBot__NDF25_241214_Prompt_EK.txt – 2024-12-14 – 2
- Airtable Mails zu Events – nuedigital-drive/05/02_Eventmanagement__06_Qualitätsmanagement__2024__Airtable_Mails_zu _Events.txt – 2024 – 2
- WW Event-Formular – confluence/WW/908427265__-Event anmelden- Formular.md – 2022-10-05 – 2
- Programmkuration – confluence/EM/343703847__Programmkuration.md – 2021-03-10 – 2
Freigabe-Fragen an den Owner
Abschnitt betitelt „Freigabe-Fragen an den Owner“- Braucht ein neues Veranstalterprofil eine Freigabe durch uns (Kurzprüfung 1–3 Werktage) oder ist es sofort nutzbar? (Widerspruch Schritt 1)
- Bleibt ein Slot reserviert, solange das Event als Entwurf existiert, oder verfällt die Reservierung nach vier Wochen ohne AGB-Akzeptanz? (Widerspruch Schritt 2)
- Wird die Förderbeitrags-Rechnung automatisch ab „Go Live At“ ausgelöst oder manuell über Bigin/Moco und Slack ans Backoffice? (Widerspruch Schritt 5)
- Welcher Termin für das VA-Meetup war 2026 richtig – 1.4. oder 16.4. – und welche Quelle (Infopool oder Konditionen) gilt künftig als führend? (Widerspruch Stolperfallen)
- Gilt weiterhin: Wir kuratieren nicht, sondern prüfen nur die thematische Passung? (⟦STAND 2021⟧ im Abschnitt Zweck)
- Wer verantwortet konkret die tägliche Pending-Prüfung im Backend, und wie erfährt das Team von Pending-Events, solange es keine Benachrichtigung gibt? (LÜCKE Verantwortlich, Offene Fragen)
Freigabe: Owner setzt status: verified, entfernt erledigte Marker, trägt updated nach.
Siehe auch
Abschnitt betitelt „Siehe auch“Quellenbasis
Prozess für neue Teammitglieder „Wie ein Event live geht" (2026-08-29), Admin-Journey VA-Profil/Rechnung/Event/Freigabe (2026), NDF26 Konditionen/Storno/Rejected-Templates (2026), FAQ 2026 (2025-11-20), Veranstalter-AgB 2026 (2026), Infopool VA Texte 2026 (2026); Runde 2 – regelbasiert aufgelöst 2026-09-06, Owner-Freigabe offen
Quelle im Repository: 30-prozesse/event-anmeldung-und-programm.md