Prozesse
Sponsoring-Ablauf
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Sponsoren finanzieren die überwiegend kostenfreien Events und gestalten selbst mit: Sie bringen eigene Events ein, sind keine reinen Geldgeber. Die Struktur hat drei Stufen – Hauptsponsor, Goldsponsor, eSponsoring (siehe Sponsoring-Pakete). Wir sprechen von Beteiligung, Unterstützung und Vorteilen, nicht von Leistungseinkauf (siehe Wie wir reden). Dieser Prozess beschreibt den Weg von der Ansprache bis zum Reporting nach dem Festival.
Auslöser
Abschnitt betitelt „Auslöser“- Die Sponsorenakquise beginnt regulär bereits im September; einzelne Gespräche und Ansprachen starten schon im Juli. Bestehende Sponsoren werden erneut angesprochen und neue Unternehmen angeschrieben (von Manuel bestätigt am 2026-10-07). Der konkrete Kampagnen- und Briefing-Day-Zeitplan wird je Saison festgelegt.
- Briefing Day am 21. Januar 2026 (15:30–18 Uhr, Ohm Innovation Center, rund 150 geladene Gäste) als jährlicher Auftakt für bestehende und interessierte Partner.
- Eingehende Anfrage: Wer die Sponsorenbroschüre anfordert, landet über das Airtable-Formular in der Sponsoring-Tabelle.
- Empfehlung über Partner: Der ZOLLHOF spricht auf Basis einer Stichwortliste von uns gezielt Unternehmen an.
Verantwortlich
Abschnitt betitelt „Verantwortlich“- Akquise und Verhandlung: Ingo trägt die Hauptverantwortung für die Verhandlung von Sponsoring-Art und Betrag. Manuel unterstützt und vertritt ihn und führt vereinzelt Gespräche und Verhandlungen selbstständig (von Manuel bestätigt am 2026-10-07). Recherche läuft über LinkedIn Sales Navigator und Apollo.io.
- Sponsoren-Vertragsanpassungen und Sponsorenkontaktpflege: Hauptverantwortung Ingo; Manuel agiert zunehmend als Vertretung und Unterstützung, beide machen es gemeinsam, die Verantwortung trägt Ingo (Ingo, 6.9.2026).
- Sponsorenbetreuung und Sponsoren-Mailings: Manuel (Sponsoring & Kooperationen), unterstützt von Johanna bzw. Elwira; Svenja mit Schulterblick.
- Rechnung: Backoffice aus Moco nach Freigabe im Slack.
- Design (Logos, Festivalstimmen-Visuals): Johannes; Copies und Posten: Alina, Svenja.
Schritte
Abschnitt betitelt „Schritte“| # | Schritt | Was passiert | Quelle |
|---|---|---|---|
| 1 | Ansprache | Drei Mailvarianten: „schon mal dabei gewesen”, „bekannt, aber noch nicht dabei”, „noch nicht bekannt inkl. Save the Date”; immer mit Angebot Kaffee/Lunch oder Call. Nach dem Gespräch folgt die Mail mit Sponsoring-Deck, Kalenderlink, Hinweis auf Veranstalter-Alternative und Briefing-Day-Einladung | |
| 2 | Gespräch | Erwartungsabgleich statt Vertragslektüre: Sponsoren wollen Erwartungen formulieren, die nicht im Vertrag stehen; wir zeigen, dass wir jedes Jahr Neues bauen (Beispiel Briefing Day) und Reportings mit Mediadaten und Bildmaterial aus den Vorjahren als Entscheidungsgrundlage schicken | |
| 3 | Vertrag | Vertrag vorbereiten, versenden; bei Anpassungen bestehender Verträge Rücksprache mit Ingo; unterschriebenen Vertrag scannen und im Drive ablegen. Konzerne prüfen den Vertrag über ihren Einkauf; Laufzeit und automatische Verlängerung sind Verhandlungspunkte. Vertragsinhalte können individuell vereinbart werden und bestimmen die anschließende Rechnungsstellung | von Manuel bestätigt am 2026-10-06 |
| 4 | Rechnung | Rechnungsstellung gemäß den individuell vereinbarten Vertragsinhalten. Info ans Backoffice per Slack mit Moco-Link im Channel #ndf-rechnungsstellung, Freigabe mit Haken durch das NUE-Team; BO erstellt und verschickt die Rechnung, hakt im Slack ab und setzt den Lead in Moco auf gewonnen. Konzerne verlangen Bestell- bzw. Eventnummer auf der Rechnung, sonst wird sie nicht bezahlt | von Manuel bestätigt am 2026-10-06 |
| 5 | Onboarding | Logo auf der Website veröffentlichen, Jobwall-Links erfragen, Design-Team informieren und Sponsorenverteiler aktualisieren. Eine bestimmte Reihenfolge der Sponsorenlogos nach Zahlungseingang gilt nur, wenn sie ausdrücklich vertraglich vereinbart wurde | von Manuel bestätigt am 2026-10-06 |
| 6 | Logoabfrage | Vor den Einsätzen erfolgt eine gebündelte allgemeine Logoabfrage bei den jeweiligen Vertragspartnern. Sie gilt gesammelt für alle vorgesehenen Verwendungen des Logos | von Manuel bestätigt am 2026-10-06 |
| 7 | Sponsoren-Mailings | Sechs Infomails von Januar bis April 2026: I Save the Date Pitch-Meetup, II exklusive Eventeinreichung ab 27.1., III Dank und Start, IV Festivalstimme bis 16.3. und Webinar, V Reminder Festivalstimme, Eventdetails bis 21.4., Anzeigenmotiv bis 21.4., Goodie Box bis 4.5., VI TL;DR aller Deadlines, Werbemittel, Standfläche Opening 22.6. Versand über Manuels Mail (MailMeteor); Absender „Manuel – Sponsoring & Kooperationen, Johanna – Events, Reichweite & Recruiting” | |
| 8 | Umsetzung | Sponsoren legen eigene Events wie Veranstalter:innen an (siehe Event-Anmeldung); Festivalstimme: je Sponsor eine, Hauptsponsoren zwei; Tracking, wer geliefert hat, in Excel/Airtable; Vorstellungspostings ab 16.3. | |
| 9 | Nach dem Festival | Etwa zwei bis drei Wochen nach dem Closing erhalten die Sponsoren einen Report mit den wichtigen Zahlen und Fakten zum Festival. Das PM-Team verantwortet die Inhalte; Svenja übernimmt Planung und Koordination. Manuel gibt den Report frei und versendet ihn | von Manuel bestätigt am 2026-10-06 |
Rollen im Verteiler: Die Kontaktliste für Sponsorenmails führt je Unternehmen eine Rolle (main_sponsor, gold_sponsor, e_sponsor, co_operation_partner) und einen Kommentar, etwa ob ein Website-Account existiert. Inhalte der Liste stehen hier bewusst nicht.
Tools und Vorlagen
Abschnitt betitelt „Tools und Vorlagen“- Interessenten erhalten das aktuelle Sponsoring-Deck beziehungsweise die Sponsoring-Broschüre; darin sind die Benefits je Sponsoring-Rolle definiert. Die Version für 2027 ist derzeit in Arbeit (von Manuel bestätigt am 2026-10-07). Hinzu kommen die jeweils aktuellen Akquisemail-Vorlagen.
- Bigin (Chancen, Kontakte, Produkte), Sponsoring-Airtable (Broschüren-Anfragen, Tracking), Moco (Rechnung), Slack #ndf-rechnungsstellung.
- Apollo.io für Personenrecherche ⟦ZUGANG: Login über Ingos Account – Passwort gehört in Dashlane⟧; LinkedIn Sales Navigator (Ingo) mit Tracking-Sheet.
- Sponsoren-Infopool (Confluence External Share) mit Deadlines, Briefings, Werbemittelformular ⟦ZUGANG: liegt in Dashlane bzw. im Sponsoren-Mailing-Dokument⟧.
- Für das Co-Branding gilt die Version 2026 im Team-Drive. Der Ordner enthält den Mediaguide 2026 auf Deutsch und Englisch sowie aktuelle Assets, darunter Co-Branding-Logo und Mail-Footer. Für Einsätze sind die jeweils aktuellen Saisondateien zu verwenden; abweichendes Co-Branding vorab mit Design abstimmen (von Manuel bestätigt am 2026-10-06).
- Zusatzprodukte mit eigenem Ablauf: Advertorial Blog 2.200 € und Advertorial Newsletter 1.800 € – Angebot, Bigin-Chance, Airtable-Kunde, Trello-Karte, Material, Editorial, Freigabe, Veröffentlichung (von Manuel bestätigt am 2026-10-06). Instagram Takeover 2.200 € außer im Rahmen einer Koop (von Manuel bestätigt am 2026-10-06).
- ⟦OFFEN: Elwira prüft gemeinsam mit Svenja und bei Bedarf Johanna sämtliche Einzelbriefings zu Takeover, Goodie-Box-Beilage, Featured Event, Lesetipp und Jobwall vor der nächsten Nutzung und aktualisiert sie bei Bedarf. Dabei klären sie auch, für welche begrenzten Termine weiterhin „First come, first serve“ gilt.⟧ (von Manuel bestätigt am 2026-10-07).
Stolperfallen und Learnings
Abschnitt betitelt „Stolperfallen und Learnings“- Es fehlt ein klarer Prozess für die Sponsorenbetreuung; Infos wie Festivalstimme oder Goodie-Bag-Buchung gehen sonst unter. Sponsoren-Mailings, VA-Infomails und Infopool müssen zusammen gedacht werden – eine Info gehört erst in die Mail, wenn sie im Infopool steht.
- Der Geschäftsführer kann nicht Events, Jobwall und Festivalstimme zugleich betreuen; Sponsoren aktiv an ihre Vertragsbestandteile erinnern (Jobwall-Stellen ausschöpfen).
- Sponsoreninhalte nicht im Medienpartner-Advertorial featuren, sonst gilt das als Standardleistung.
- Standfläche bei der Opening bewusst nicht als Vertragsleistung aufnehmen, sondern separat anbieten.
- Wir können keine Garantien in den Vertrag geben (etwa dass Werbemittel bei Veranstalter:innen stehen); Networking-Wert lässt sich vertraglich nicht abbilden.
- Offene Vertragsfreigaben ziehen sich über Wochen; Leads in Bigin mit Ansprechperson und Schlussdatum aktuell halten und nachfassen.
- Der Hauptsponsor legt Wert auf die detaillierte Darstellung der Social-Media-Leistungen im Vertrag und im Doing.
Offene Fragen
Abschnitt betitelt „Offene Fragen“- Bigin wird operativ hauptsächlich von Manuel gepflegt; Ingo pflegt ebenfalls Einträge. Die Sponsoring-Tabelle in Airtable pflegen bisher Manuel und Elwira (von Manuel bestätigt am 2026-10-06).
- Sponsoren-Mailings ab Mai: Svenja textet, Johanna bereitet die Deadlines auf, Manuel verschickt (von Manuel bestätigt am 2026-10-06).
- Die gültigen Sponsoring-Vertragsvorlagen liegen im Admin-Drive. Die finalen Rechnungsadressen werden in MOCO gepflegt (von Manuel bestätigt am 2026-10-06).
Quellen
Abschnitt betitelt „Quellen“- Antworten Ingo – Chat (Freigaberunde 2) – 2026-09-06 – 3
- Akquisemails Sponsoring – nuedigital-drive/01/02_Sponsor_innen__2026__NDF26_Akquisemails_Sponsoring.txt – 2026 – 3
- Sponsoren-Mailings 2026 – nuedigital-drive/03/2026__Newsletter__Sponsoren Mailing__NDF26_Sponsoren_Mailings.txt – 2026-01-27–2026-04-13 – 3
- Übergabe Sarah – nuedigital-drive/00/2026__Übergabe Sarah__Files__NDF26_Übergabe_Sarah.txt – 2026-03 – 3
- Wissensdatenbank Übergabe Sarah – nuedigital-drive/00/2026__Übergabe Sarah__NDF26_Wissensdatenbank.html – 2026-03 – 3
- Übergabe Sarah Manuel Transkript – nuedigital-drive/00/2026__Übergabe Sarah__Files__Audiofiles und Transkripte__NDF26_Übergabe_Sarah_Manuel_Audiotranskript.txt – 2026-03 – 2
- Übergabe Elwira x Sarah – nuedigital-drive/00/2026__Übergabe Sarah__Files__Audiofiles und Transkripte__Übergabe Elwira x Sarah - 2026_03_04 11:15 CET - Notes by Gemini.txt – 2026-03-04 – 3
- Übergabe Manuel – nuedigital-drive/00/2025__02_Übergabe Manuel__NDF25_Übergabe Manuel_250205_MS.txt – 2025-02-05 – 3
- Kontaktliste Sponsorenmail – nuedigital-drive/01/02_Sponsor_innen__2026__NDF26_Kontaktliste_Sponsorenmail_27.Januar_SG_EK.txt – 2026 – 3 (nur Struktur)
- Consorsbank-Gespräch – ltnt-drive/2026-01-28_Consorsbank-NUEDIGITAL-Sponsoring.txt – 2026-01-28 – 2
- Südensystem-Gespräch – ltnt-drive/2026-01-30_Suedensystem-NUEDIGITAL-Sponsoring.txt – 2026-01-30 – 2
- Zollhof-Partner-Gespräch – ltnt-drive/2025-10-23_NUEDIGITAL-Zollhof-Partner.txt – 2025-10-23 – 3
- Blog-Advertorial Readme – nuedigital-drive/04/02_Blog__2026__NDF26_251117_BLOG_ADVERTORIAL_Email_Onboarding_Angebot_Readme.txt – 2025-11-17 – 3
- Kommunikationsplan 2026 – nuedigital-drive/03/2026__NDF26_171025_Kommunikationsplan_2026.csv – 2025-10-17 – 3
- FAQ 2026 – nuedigital-drive/04/01_Konzeption__2026__NDF26_251120_FAQ_SG_EK.txt – 2025-11-20 – 3
- BO Sponsoring & Kooperationen – confluence/BO/948830209__Sponsoring & Kooperationen.md – 2025-02-06 – 3
- Angebots-Template 2024 – nuedigital-drive/00/03_Finanzen__2024__Marketing & Kommunikation__NDF24_Angebot_Rechnung_Template_EK.txt – 2024 – 2
- Formulierungen der Leistungen – nuedigital-drive/01/NDF_Formulierungen der Leistingen für Verträge_EK_MS.txt – undatiert – 2
- SPON Co-Branding – confluence/SPON/343638221__Co-Branding.md – 2023-01-17 – 2
- Seitenspiegel Sponsoringbroschüre – nuedigital-drive/01/02_Sponsor_innen__2023__NDF_Seitenspiegel_Sponsoringbroschüre_221018.csv – 2022-10-18 – 2
- Kommunikationsplan Confluence – confluence/MK/343572494__Kommunikationsplan.md – 2022-09-19 – 2
- SPON Checkliste und Briefings – confluence/SPON/603553816__Checkliste und Briefings.md – 2022-04-06 – 2
- Checkliste 5 Punkte – nuedigital-drive/01/02_Sponsor_innen__2022__Emails__NDF22_220324_Checkliste_5Punkte_Ablauf_EK_RR.txt – 2022-03-24 – 2
- NS Sponsoring – confluence/NS/858325114__Sponsoring.md – 2021-12-03 – 2
- NS Prozesse – confluence/NS/343572805__Prozesse.md – 2021-09-14 – 2
- Freigabe von Elementen – confluence/NS/811466811__Freigabe von Elementen.md – 2021-09-14 – 2
Siehe auch
Abschnitt betitelt „Siehe auch“Quellenbasis
NDF26 Akquisemails Sponsoring (2026), NDF26 Sponsoren-Mailings I–VI (2026-01-27–2026-04-13), Übergabe Sarah (2026-03), Übergabe Manuel (2025-02-05), BO Sponsoring & Kooperationen (2025-02-06), NS Prozesse Sponsoring (2021-09-14), Consorsbank-Gespräch (2026-01-28), Antworten Ingo (2026-09-06); Runde 2 – regelbasiert aufgelöst 2026-09-06, Owner-Review durch Manuel am 2026-10-06/07; offene Punkte verbleiben; Owner-Review durch Manuel am 2026-10-08
Quelle im Repository: 30-prozesse/sponsoring-ablauf.md