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Partner-Betreuung

EntwurfVerantwortlich ElwiraStand

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  1. Zweck
  2. Auslöser
  3. Verantwortlich
  4. Schritte
  5. Tools und Vorlagen
  6. Stolperfallen und Learnings
  7. Offene Fragen
  8. Quellen
  9. Freigabe-Fragen an den Owner
  10. Siehe auch

Zweck

Abschnitt betitelt „Zweck“

„Du machst dein Event – wir machen das Festival drumherum”: Die Veranstalter:in verantwortet Inhalt, Location, Technik, Teilnehmer:innen-Kommunikation und eigene Bewerbung; wir liefern Plattform, Beratung, Reichweite, Werbe- und Dekomittel, Webinare, Infomails und Support. Die Betreuung trägt: Support 4,61 von 5, Klarheit der Anforderungen 4,34, 95 % Top-2-Box beim Support. Der Hebel liegt woanders – beim Netzwerk-Gewinn (3,40) und der Teilnehmer:innen-Präsenz (3,71).

Auslöser

Abschnitt betitelt „Auslöser“
  • Akquise ab November (Newbie A1 / Oldie A2), Formularkontakt über Airtable (A1a/A2a, November bis Juni), Websitekontakt ab Februar (A3/A4: Profil angelegt oder Event eingereicht, ohne mit uns gesprochen zu haben).
  • Nach dem Gespräch: Onboarding I (B1/B2, November–Februar: Vertrauen, Preise, To-dos) und Onboarding II (C1/C2, Februar–Juni: Plattform-Quickstart).
  • Doing: Infomails I–IV an alle aktiven Veranstalter:innen von Februar bis Juni; Evaluate: Infomail V im Juli.
  • Meetup-Reaktivierung für den Community Hub und Gastgeber-Suche.

Verantwortlich

Abschnitt betitelt „Verantwortlich“
  • Veranstalter:innen: Elwira und Johanna; Svenja übernimmt schrittweise Gespräche und Onboarding-Mails.
  • Kooperationen: Manuel und Johanna; Sponsoren: Manuel.
  • Volunteers: Svenja mit Elwira (Schulterblick), Konzept mit Manuel.
  • Dekomittel-Ausgabe im Lager OM7: Adriana, Alina, Johanna, Svenja an den drei Ausgabetagen.

Schritte

Abschnitt betitelt „Schritte“
Phase Was wir tun Quelle
Akquise Kurze Mail ohne Preise, Call-to-Action ins Gespräch über Calendly; Newbie und Oldie getrennt; Formularkontakte kommen aus dem Airtable-Kontaktformular
Gespräch Persönlicher Online-Call: Idee, Format, Teilnahmeform; Newbie oder Oldie
Onboarding I Mail mit Förderbeitrags-Staffel (zwei Textvarianten: nur Mitarbeiter:innen; Mitarbeiter:innen oder Umsatz, höhere Kategorie zählt), Sponsoring-Hinweis, Zusatzangebote (Goodie-Box-Beilage ab 1.250 €, halbseitige Anzeige Programmvorschau 1.000 €, Jobwall ab 350 €), Location-Tipps, Roadmap, Vorteile; Einladung zum VA-Newsletter
Onboarding II Quickstart: Profil, Event mit Titel, Kurztext, Ort, Uhrzeit, Bild anlegen, speichern, einreichen; „Das Event muss nicht fertig geplant sein”; Deadlines und Infopool-Link
Infomail I (19.2.) Track, Zielgruppe, Content is King; Profil prüfen, Event-Manager ergänzen; Meetups/Webinare; AI Camp und Agency Day
Infomail II (13.4.) Finalisieren bis 21.4.; No-Show-Rate 40–50 % einplanen; Mediakit; Werbemittel bestellen; Zusatzoptionen; Automatische Mail am 8.6. an alle mit unvollständigem Event
Infomail III (5.5.) Werbemittel bestellen bis 15.5., Versand ab 18.5.; Dekomittel-Abholung buchen; Überbuchungsformel 100: 0,55 ≈ 182 ⟦WIDERSPRUCH: Werbemittel-Bestellung bis 18.5. laut Infomail II (2026-04-13) – bis 15.5. laut Infomail III (2026-05-05); Versand ab 11.5. laut Infopool VA Texte (2026), 12. und 18.5. laut Konditionen 2026, ab 18.5. laut Infomail III⟧
Infomail IV (3.6.) Dekomittel Abholung/Rückgabe; DSGVO-Hinweis; Crew- und Presse-Badges auf Akkreditierungsliste; Pausenslides, virtuelle Hintergründe; digitaler Check-in per QR
Meetups/Webinare 25.2. Pitch-Meetup (90-Sekunden-Pitches, Möbelkollektiv), 11.3. „Wie mache ich ein gutes Event?“, 16.4. Meetup beim Verlag Nürnberger Presse, 29.4. „Buzz”, 21.5. „TN-Management”, 10.6. „Final Countdown”; Anmeldung über Airtable-Formulare
Werbemittel Paket: 2 Poster A2, 2 Poster A1, 40 Sticker, 20 Postkarten, 25 Flyer; Bestellung per Formular, Lieferadresse sonst Rechnungsadresse
Dekomittel Buchung per Formular → Airtable; Bestätigungsmail; Erfassung: 1 Paket = 1 Zeile, Zusatzhocker eigene Zeile (max. 10 Hocker/20 Steckkreuze), Host verknüpfen, Produkte zuweisen; Ausgabe 16.–18.6. im OM7 nach Zeitplan; nach Abholung „ABGEHOLT” abhaken → automatische Mail; Co-Branding-Hocker 2026 exklusiv beachten
Rückgabe Jahresneutrale Dekomittel (Hocker, Steckkreuze, Wandelemente) sind Leihgaben; Nichtrückgabe kostet 349,90 € zzgl. MwSt. je Paket ⟦WIDERSPRUCH: Rückgabe 7.–9. Juli laut Konditionen 2026, Kickoff VA (2026-02-25) und AgB 2026 (bis 9. Juli) – 15./16./17. Juli laut Rückgabebedingungen 2026⟧
Nachbereitung Mail nach der ersten Festivalwoche: Teilnehmerzahlen, Fotolinks mit Copyright; Infomail V (6.7.): Eventgalerie im Profil, TN-Kontakt bis 31.7., Umfrage (ca. 7 Minuten), Event-Bewertungen kommen von uns

Kooperationspartner (Hochschulen, Kammern, Medien) haben eigene Vereinbarungen: FAU und Ohm mit kostenlosem Eventkontingent und festen Ansprechpersonen, die Raumsuche und Dekomittel koordinieren; wir liefern Flaggen, Banner, Anzeigenmotive und Event-Übersichten. Die Roadmap für FAU sieht Werbemittelversand an eine zentrale FAU-Ansprechperson ab 11.5., Flaggenbestellung 20.5., Aufhängung 15.6., Abhängung 2.7. vor. Bei der FAU bleibt es bei 10 Events laut Vereinbarung, ohne harten Cut.

Community Hub: Wir sind Facilitator zwischen Gastgeber und 5–6 Meetups an 2–3 Abenden (17–22 Uhr); der Gastgeber ist offizieller Veranstalter, stellt mindestens zwei Räume, Technik und Getränke; jedes Meetup legt sein Event selbst an mit Titel „COMMUNITY HUB | Meetup-Titel”. Hosting-Beitrag 2.000 €. Learnings 2024/2025: Networking muss räumlich und zeitlich aktiv eingeplant werden, sonst passiert es nur zufällig; der Hub rotiert. Für den Fall, dass die Location ausfällt, gibt es eine Absage-Mail mit Ausweich-Slots.

Volunteers: Onboarding-Abend mit Aufgabenüberblick (Auf-/Abbau, Check-in, Einlass, Session-Support, Garderobe, Goodie-Bag-Ausgabe) und Schichteinteilung für Opening und AI Camp; Kommunikation nur über Signal; 20 Minuten vor Schicht da sein, Absage 24 h vorher; Badge nur zur Schicht tragen. Dankeschön: Goodie Bag, Verpflegung, Zertifikat.

Tools und Vorlagen

Abschnitt betitelt „Tools und Vorlagen“
  • Mailing-Matrix und Mailvorlagen (A1–C2, FAU/Ohm, englische Fassung); Infomail-Texte; Absage-Mail Community Hub; Briefing-PDFs für Gastgeber und Meetups.
  • Versand: Infomails über persönliche Mails mit MailMeteor, VA-Newsletter über Mailchimp; Trello-Karten mit Inhaltsskizzen. Verteiler: Google Sheet und Airtable-Liste; Selbsteintrag über Airtable-Formular.
  • Calendly (Termine), Bigin (Chancen je Veranstalter:in), Airtable (Kontaktformular, Webinar-Anmeldung, Dekomittel-Buchung mit Ansichten „Produkte zuweisen”, „Zeitplan Abholung”, „Bestätigung Abholmail”).
  • Infopool Veranstalter:innen und Mediakit (Visuals, Störer, virtuelle Hintergründe, DSGVO-Hinweis DE/EN).
  • Älter: Nachbereitungsformular in Airtable (Teilnehmer:innenzahl, Fotos, innerhalb 24 h) ⟦STAND 2022: prüfen⟧; Trello-Board Veranstalter mit Vorlagen und Vertragsablauf (Eventpaket, Veranstaltervertrag) ⟦STAND 2021: prüfen⟧ – beides heute so nicht mehr im Einsatz.

Stolperfallen und Learnings

Abschnitt betitelt „Stolperfallen und Learnings“
  • No-Show ist Thema Nr. 1: 12 von 41 sprechen es unaufgefordert an; persönliche Vorab-Ansprache senkt die Quote nachweislich.
  • Der direkte Draht schlägt alles: 83 % informieren sich über persönlichen Mailkontakt, nur 37 % über den Infopool, 17 % über Webinare.
  • Material-Kritik: Stelen sperrig und nicht standfest, Hocker abgenutzt, Faltflyer blieben liegen; gewünscht mehr Sticker/Postkarten und zeitlose Aufsteller.
  • Fotos aus der Eventgalerie blieben auf „Requested”; Erlanger Veranstalter:innen wünschen mehr regionale Balance.
  • Infomails kurz halten, Details gehören in den Infopool; Verteiler aktuell halten, damit Nachzügler alles bekommen.
  • Volunteers und Freunde des Festivals wurden 2020/2021 zu wenig eingebunden; Wünsche: feste Ansprechpersonen, Kickoff, Abschlussevent ⟦STAND 2021: prüfen⟧.

Offene Fragen

Abschnitt betitelt „Offene Fragen“
  • Wer übernimmt PM für Community Kalender (Freigabe externer Events aus Slack #diverse_events via Airtable) und Schwarzes Brett?
  • Wird das Werbemittel-Timing 2027 vereinheitlicht (siehe Widersprüche)?
  • ⟦LÜCKE: aktuelles Volunteer-Konzept 2026 (Rekrutierung, Roadmap) – in der Übergabe nur als To-do⟧
  • ⟦LÜCKE: Stand der Kooperationsvereinbarungen 2026 (FAU, Ohm, HWK, UTN, JOSEPHS, ZOLLHOF) als Dokumente – nur Statusnotizen in der Übergabe⟧

Quellen

Abschnitt betitelt „Quellen“
  • Mailing-Matrix – nuedigital-drive/01/01_Veranstalter_innen__2026__NDF26_260228_Mailing-Matrix_Veranstalter_Akquise_Onboarding.txt – 2026-02-28 – 3
  • Mailvorlagen 2026 – nuedigital-drive/01/01_Veranstalter_innen__2026__Akquise_Verteiler__NDF26_Mailvorlagen_Akquise_Onbaording_VA.txt – 2026 – 3
  • Infomails aktive VA – nuedigital-drive/03/2026__Newsletter__VA_Newsletter_Infomails__NDF26_DOING_INFOMAIL_Aktive_VA_Texte_2025_2026.txt – 2026-02-19–2026-07-06 – 3
  • Community Hub Konzept – nuedigital-drive/05/02_Eventmanagement__09_Community Hub__2025__NDF_Community_Hub_Übergabe_Konzept.txt – 2025 – 3
  • Dekomittel Workflow – nuedigital-drive/05/01_Lager_und_Logistik__02_Lager__2026__NDF26_260306_DekomittelAusgabe_Rückgabe_Workflow_EK.txt – 2026-03-06 – 3
  • Dekomittel Rückgabebedingungen 2026 – nuedigital-drive/05/01_Lager_und_Logistik__02_Lager__2026__NUEDIGITAL_Dekomittel Rückgabebedingungen_2026.txt – 2026 – 3
  • Mail Nachbereitung – nuedigital-drive/05/02_Eventmanagement__01_Programm__2026__Nachbereitung__NDF26_290626_MailNachbereitung.txt – 2026-06-29 – 3
  • VA-Befragung 2026 – nuedigital-drive/05/03_Feedback_Report_Umfrage__2026__Veranstalter:innen__NDF2026_VeranstalterBefragung.txt – 2026-08-25 – 3
  • Infopool VA Texte – nuedigital-drive/01/01_Veranstalter_innen__2026__Infopool__NDF26_Infopool_VA_Texte.txt – 2026 – 3
  • Konditionen 2026 – nuedigital-drive/01/01_Veranstalter_innen__2026__NDF26_Konditionen_Website_Sponsor_Koop_VA_Storno.txt – 2026 – 3
  • AgB 2026 – nuedigital-drive/01/01_Veranstalter_innen__2026__NDF26_Veranstlater_AgB_26.txt – 2026 – 3
  • Kickoff VA – nuedigital-drive/05/02_Eventmanagement__03_Eigene Events__2026__6_VA Pitch_MeetUp_25022026__Präsi__NDF26_Kickoff_VA_20260225.txt – 2026-02-25 – 3
  • Admin-Journey – nuedigital-drive/04/05_Website_Tutorials__Prozesse_Journeys__NDF26_Admin: VA-Profil -Rechnung-Event - Freigabe Journey.txt – 2026 – 3
  • Roadmap Timings – nuedigital-drive/01/04_Kooperationen:Partner:Contributors__2026__NDF26_Übersicht_Roadmap _ Timings.txt – 2026 – 3
  • Übergabe Sarah – nuedigital-drive/00/2026__Übergabe Sarah__Files__NDF26_Übergabe_Sarah.txt – 2026-03 – 3
  • Übergabe Elwira x Sarah – nuedigital-drive/00/2026__Übergabe Sarah__Files__Audiofiles und Transkripte__Übergabe Elwira x Sarah - 2026_03_04 11:15 CET - Notes by Gemini.txt – 2026-03-04 – 3
  • Volunteer Fact Sheet – nuedigital-drive/01/05_Volunteers_Freunde__2026__NUEDIGITAL Volunteer Fact Sheet (1).txt – 2026 – 3
  • Volunteer Onboarding – nuedigital-drive/01/05_Volunteers_Freunde__2026__NDF26_Volunteer_Onboarding.pptx.txt – 2026 – 3
  • FAQ 2026 – nuedigital-drive/04/01_Konzeption__2026__NDF26_251120_FAQ_SG_EK.txt – 2025-11-20 – 3
  • Nachbereitungsformular 2021 – confluence/EM/770473997__Nachbereitungsformular2021.md – 2022-01-14 – 2
  • NS Veranstalter:innen – confluence/NS/857931839__Veranstalter-innen.md – 2021-12-08 – 2
  • Freunde des Festivals – confluence/NS/341836046__Freunde des Festivals.md – 2021-12-03 – 2
  • Freiwilligenmanagement – confluence/NS/342229056__Freiwilligenmanagement.md – 2021-12-02 – 2

Freigabe-Fragen an den Owner

Abschnitt betitelt „Freigabe-Fragen an den Owner“
  • Welche Werbemittel-Bestellfrist und welcher Versandtermin galten 2026 (Bestellung 15.5. oder 18.5.; Versand 11.5., 12.+18.5. oder ab 18.5.), und welche eine Frist gilt 2027? (Widerspruch Infomail III)
  • Wann war die Dekomittel-Rückgabe 2026 – 7.–9. Juli oder 15.–17. Juli – und welche Quelle (Konditionen/AgB oder Rückgabebedingungen) führt künftig? (Widerspruch Rückgabe)
  • Wer übernimmt PM für Community-Kalender (Freigabe externer Events aus Slack #diverse_events via Airtable) und Schwarzes Brett? (Offene Fragen)
  • Sind das Nachbereitungsformular in Airtable und das Trello-Board Veranstalter (Eventpaket, Veranstaltervertrag) endgültig abgelöst? (⟦STAND 2021/2022⟧ Tools und Vorlagen)
  • Gelten die Learnings zu Freunden des Festivals und Volunteers aus 2020/2021 (feste Ansprechpersonen, Kickoff, Abschlussevent) noch, und gibt es ein Volunteer-Konzept 2026 mit Rekrutierung und Roadmap? (⟦STAND 2021⟧, LÜCKE)

Freigabe: Owner setzt status: verified, entfernt erledigte Marker, trägt updated nach.

Siehe auch

Abschnitt betitelt „Siehe auch“
Quellenbasis

Mailing-Matrix Veranstalter Akquise/Onboarding (2026-02-28), Mailvorlagen Akquise/Onboarding VA (2026), Infomails aktive VA I–V (2026-02-19–2026-07-06), Community Hub Übergabe-Konzept (2025), Dekomittel Ausgabe/Rückgabe Workflow (2026-03-06), VA-Befragung 2026 (2026-08-25); Runde 2 – regelbasiert aufgelöst 2026-09-06, Owner-Freigabe offen

Quelle im Repository: 30-prozesse/partner-betreuung.md